仕事で求められるマルチタスクの具体例30選｜メリットと注意点 【後編】16〜30

今回は前編で紹介した1〜15の具体例に続き、仕事で求められるマルチタスクの具体例を15選紹介する後編です。

また、後編では多くのタスクを同時にこなすことを期待するにあたって、注意すべき点、効果的なマルチタスクの方法についてもより具体的に紹介します。

多くの仕事で生産性や効率性を高めるために重要なスキルと考えられがちなマルチタスクですが、誤った認識や過剰なマルチタスクはストレスやミスを招くことがあるため、注意が必要です。

この記事を参考にして、マルチタスクに対する正しい認識を深め、仕事の成果を最大化しましょう。

仕事で求められるマルチタスクの例

後編でも、マルチタスクは実際にどういった業務に求められ、何が期待されているのかについて紹介します。

以下に具体的な例と、それぞれのマルチタスクに期待されるメリット、注意点等を解説します。

複数のプロジェクトの調整と同時にスタッフのスケジュール管理

複数のプロジェクトの進行状況を把握し、各プロジェクトの要件や期限を遵守しながら、スタッフのスケジュールを管理するマルチタスクです。

これは、時間管理のスキル、優先順位の設定、プロジェクト管理のスキルなどが必要となります。また、適切なコミュニケーションとチームワークも重要です。

経費の申請と同時に契約書の確認

経費を申請し、同時に契約書を確認することを要求するマルチタスクです。

これは、経費の承認には契約書の確認が必要な場合があるため、両方のタスクが一度に実行されることによって、より効率的に時間を節約し、業務の生産性を高めることができると期待される例です。

両方のタスクが経理や財務の部門でマルチタスクとして行われる場合が多くあります。
しかし、集中力、注意力の高さが求められる業務の掛け合わせとなります。

マルチタスクが結果的にミスを引き起こすのでは、本末転倒ですが、このマルチタスクは特にストレスの増加に対して注意が必要です。

営業活動と同時にマーケティング施策の実行

営業活動を行いながら、マーケティング施策を実行するマルチタスクです。

営業活動には個別の顧客に対して提案や交渉を行うことが含まれますが、マーケティング施策はより広範な市場やターゲット層に向けたプロモーションや広告、調査などの活動です。

このように、同時に営業活動とマーケティング施策を行うことで、より広い範囲でのビジネス展開や販売促進が期待できます。

プロジェクトの進行状況の報告と同時に課題解決のための施策の検討

プロジェクトマネージャーやリーダーなどの役割によく見られます。

このマルチタスクでは、プロジェクトの進行状況をチェックしながら、問題や課題があればそれに対する対策を検討することが求められます。

課題の解決には、プロジェクトメンバーや関係者と協力して、問題の原因を分析し、解決策を立案する必要があります。

これにより、プロジェクトが円滑に進行し、問題が早期に解決されることで、プロジェクトの成功につながります。

集計データの作成と同時にグラフの作成

このマルチタスクはデータ分析に関連するもので、データを収集・整理し、それを視覚化するためにグラフを作成する作業を同時に行うことを指します。

このようにデータを視覚化することで、分析結果を分かりやすく伝えることができます。グラフ作成ツールを使用することで、簡単にグラフを作成できる場合もあります。

（pixabay）

クライアントとの打ち合わせと同時に見積書の作成

営業やプロジェクトマネージャーなどがよく行うマルチタスクの一つです。

このタスクでは、クライアントとの打ち合わせで必要な情報を収集し、それをもとに見積書を作成することが求められます。

このように、複数の作業を同時に行うことで業務の効率化を図ることができますが、注意深いプランニングや時間管理が必要です。

プロジェクトの品質管理と同時にプロジェクトの納期管理

品質目標の設定とは、主に目標を達成するためにプロジェクトの進行状況や成果物を評価・検証するタスクです。

一方、プロジェクトの納期管理とは、プロジェクトの納期を設定し、その納期を遵守するためにプロジェクトの進捗状況を管理することです。

これら両方のタスクを同時に行うことは、注意深い計画と時間管理が必要です。品質管理に時間をかけすぎたり、納期管理を怠ることでプロジェクトの成果物が遅れたり、品質が低下する可能性があります。

したがって、プロジェクトマネージャーは、両方のタスクをバランスよく管理し、プロジェクトの成功に向けて努力する必要があります。

メールの返信と同時に予算管理

メール返信による業務上のやりとりと、予算の管理によって、企業が収支を適切に管理できるようにするマルチタスクです。

ただし、これらのタスクは、それぞれが独自のスキルと注意力を必要とするため、同時に行うことが難しい場合があります。

販促企画と同時に商品の企画開発

商品を開発する上で必要な要素と、その商品を売り出すために必要な販促企画の両方を同時に進めるマルチタスクです。

例えば、新商品の開発が進んでいる中で、その商品をどのようにマーケティングし、どのような販売戦略を取るかを同時に検討していくことが必要です。

商品開発と販促企画は密接に関連しており、両方を同時に進めることで、より効率的かつ効果的な商品開発ができることがあります。

新規事業の立ち上げと同時に財務予算の策定

新しいビジネスを開始するにあたって必要な予算の設定と、それに基づいた財務計画を立てることを同時に行うマルチタスクです。

新規事業は多くの場合、予算を把握し、財務面でのリスクを最小限に抑えることが重要であり、両方の作業を同時に行うことで、効率的に進めることができます。

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社内研修の企画と同時に社員の評価制度の改善

社内研修の計画や実施に加えて、社員の能力や業績に基づく評価制度の見直しや改善を行うマルチタスクです。

このようなマルチタスクを行う場合、両方の作業に必要な情報を適切に管理し、時間とリソースを効果的に配分することが重要です。

顧客からのフィードバックへの対応と同時に社内外のアライアンス戦略の検討

顧客からのフィードバックに対応する一方で、社内外のアライアンス戦略を検討するマルチタスクです。

このマルチタスクは、自社製品やサービスの改善点を顧客のフィードバックから把握し、顧客満足度向上を図る一方で、競合他社との協力関係や新規事業の開発を含むアライアンス戦略を検討し、ビジネスの拡大を目指すことが目的です。

ブランドイメージの向上と同時に顧客データの収集

企業が顧客にとって魅力的であるブランドイメージを構築するために必要なタスクと、顧客データを収集し、それを分析することでマーケティング戦略を立てるためのタスクが同時に行われるケースです。

これらのタスクは密接に関連しており、ブランドイメージの向上によって顧客からのフィードバックを収集し、それを分析して改善点を見つけることができると期待されています。

複数のプロジェクトの進行管理と同時に社員のモチベーション向上

プロジェクトの進行管理と社員のモチベーション向上は、同時に行われる可能性があります。

それぞれが異なるスキルや専門知識を必要とするタスクですが、プロジェクトの進行管理には計画、スケジュール管理、リスク管理、チームのコミュニケーションなどが必要です。

また、社員のモチベーション向上にはリーダーシップ、コーチング、モチベーション理論の知識、コミュニケーションスキルなども必要です。したがって、これらのタスクは同時に行う事を期待されるケースが多い傾向にあります。

このマルチタスクに取り組む際の注意点は、各要素に一定以上の知識や経験が必要とされるため、それぞれに対して独立的に取り組むことが重要です。

ビデオ会議でのプレゼン資料の共有と同時にチームメンバーのコミュニケーション調整

ビデオ会議でのプレゼン資料の共有と同時に、チームメンバーのコミュニケーションを調整するケースです。共有する資料については、事前に準備が必要ですが、会議中に説明することもできます。

また、会議中にチームメンバーの役割分担や意見調整などのコミュニケーションを調整することが重要です。

マルチタスクの注意点

マルチタスクをしようとする場合には、より多くの作業を同時に行うことができて生産性が上がると期待されている事がほとんどです。

しかし、少し前までは「マルチタスクによって一度に多くのことを行うことができる」という一般的なイメージがありましたが、近年ではその認識は誤解であるという考え方が一般的になっています。
それは、「実際には脳の処理能力に限界があるため、業務の質が低下する可能性が高い」というものです。

まず、マルチタスクによって作業の品質が低下しないようにするために、作業に集中できる環境を整えることが必要です。

また、マルチタスクによってストレスが増大しないようにするために、タスクの優先順位を決め、時間を割り当てることが重要です。優先順位が高いタスクに優先的に取り組み、適切な時間を割り当てることで、ストレスを軽減することができます。

さらに、マルチタスクを行う場合は、タスクの性質や種類を考慮する必要があります。一度に複数の複雑なタスクを行うと、タスクの切り替えによる誤りや時間の浪費が生じる可能性があるため、できる限り単純なタスクから取り組むことが望ましいのです。

まとめ

前編、後編にわたって、仕事で求められるマルチタスクの具体例30選を紹介し、それぞれのマルチタスクに期待されるメリットや注意点について解説しました。

マルチタスクを行う際には、プライオリティを設定し、適切に時間を管理することが重要です。また、タスクの内容や難易度によっては、同時に行うことが非現実的な場合もあります。

マルチタスクを活用することで、業務の効率性を高めることが期待される場面が多くありますが、注意しなければならない点もあることを忘れずに、効果的なマルチタスクの実践に取り組んでいきましょう。