【withコロナ時代】変化する働き方と求められる生産性向上
コロナウイルスの影響で、多くの企業で時差出勤やテレワークを推進するなど、
働き方に変化が起きています。
テレワークにしたことにより、生産性が低下したと感じている企業や従業員も少なくはありません。
働き方が変化していく中で、企業にとって生産性の向上・維持は切っても切り離せない問題です。
今回は、コロナ禍での働き方の現状や、生産性向上のポイントをお伝えいたします。
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目次
１.働き方の変化
コロナによって、働き方はどのように変化しているのでしょうか？
1-1.テレワークの導入
まず、コロナウイルスによって大きく変化した働き方としてテレワークの導入です。今まで、欧米諸国では浸透していたテレワークですが、日本での実施率は低い水準でした。なぜ日本でテレワークが浸透しなかったのか？理由はいくつかあります。日本は海外と違い、ハンコや紙ベースの書類が中心となっています。
今でこそクラウドサインなども浸透していますが、いまだに決裁者のハンコをもらうためだけに出社することも珍しくありません。
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テレワークの導入率は？
東京都が令和2年の9月に発表した「テレワーク導入実態調査結果」を見てみると、57.8％と令和元年の調査時に比べて2.3倍アップしていることが分かっています。中小企業の導入率が49％になっていることや、現状はテレワークを導入していない企業も、導入を予定していることから今後もますます会社の規模に関わらずテレワークの導入は加速することが予想されます。
引用：「テレワーク導入実態調査結果」
1-2.対面からオンラインへ
コロナによって変わった働き方として、「オンライン化」が挙げられます。
研修・セミナーのオンライン化。また会議やミーティングもWEBで行われるようになりました。その中でも一番ニーズが急増しているのが「オンラインセールス」や「インサイドセールス」です。対面で行っていた商談を、相手先を訪問せずに完結させる営業手法を指し、テレワークと非常に相性の良い働き方と言えます。
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２.生産性が低下してしまう理由
コロナによって、テレワークの導入など働き方に変化が起きたことで、生産性が低下したと答える割合は過半数を超えています。通勤する必要がないことで、すぐに業務に取り掛かることができるなど、むしろ生産性が上がっていてもおかしくないと思われますが、実際に低下している原因はどこにあるのでしょうか？
引用：CBRE「第2回オフィステナント緊急アンケート調査（2020年10月実施）
2-1.コミュニケーションの取りづらさ
一番の原因が「コミュニケーション」の問題です。オフィスで顔を合わせて仕事をするのに比べて、テレワークになることでコミュニケーションが希薄になることは避けられません。
チャットのやり取りが多くなるため、意思疎通が難しいと感じています。また、同じ空間にいないため、相手の状況を把握することができず、他の社員が既に完了させた業務を重複して行ってしまうなど、無駄が発生するケースも少なくありません。
わからないことがあれば周りに上司や同僚がいてすぐに質問できるオフィスでの環境と比較すると、孤立感を感じやすいなどメンタル面での原因もあります。
2-2.環境が整備されていない
今まで、出社していた人が突然テレワークになって困ることが、テレワークに適した環境がないことです。自宅に個室がないなど、物理的に業務に集中できる環境を確保することができないことや、出社しないと進められない業務がある場合もあります。
３.生産性を向上させるためのポイント
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3-1.情報共有の時間を設ける
同じ空間で仕事をしている時は、必然的に相手の置かれている状況が分かるため、意識して情報共有の時間を設ける必要がなかったかもしれません。しかし、テレワークでは孤立してしまうため、情報格差が生まれやすいと言われています。テレワークでも生産性が低下していないと答えた企業では、社員同士の「雑談タイム」を設けたり、ビジネスチャットやファイル共有システムを導入することで、ストレスなく情報共有ができているようです。
3-2.ITツールの導入
勤怠管理や業務管理ツールなど、テレワークに適したものに変更するのがおすすめです。
・勤怠管理システム徹底比較25選！
・業務管理ツール人気システム！
3-3.マイクロ・マネジメントしない
テレワークで失敗しがちな企業の特徴として、「マイクロ・マネジメント」があります。
オフィスで仕事をしている時と違い、部下がちゃんと仕事をしているか分からないため、細かく行動を管理し、干渉してしまうことを言います。なぜ、マイクロ・マネジメントをしないことが生産性の向上につながるのか？原因はいくつかありますが、マイクロ・マネジメントによって部下のモチベーションを下げてしまうことや、逐一上司に指示を仰がなければ業務が進まないことが生産性の低下につながる大きな要因と考えられるため、マイクロ・マネジメントはしないことがおすすめです。
４.まとめ
テレワークでも生産性の向上に成功している企業はたくさんあります。しかし、コミュニケーションの問題や、社員の労働環境など課題もいくつかあります。コロナウイルスが無事終息を迎えたとしても、テレワークやインサイドセールスなど新しい働き方はニューノーマルとなるでしょう。この機会にITツールの導入やペーパーレス化に取り組んでみてはいかがでしょうか。
